戰(zhàn)“疫”期間，IT審計(jì)進(jìn)行時(shí)

2020年新年伊始，“新冠肺炎”疫情突然襲擊了正在歡度春節(jié)的我們，原本安排的滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)墓?jié)后工作也因?yàn)檫@一場(chǎng)疫情變得困難重重，然而疫情雖然嚴(yán)重，項(xiàng)目還是排上了日程，如約到來(lái)。為了響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召和保證大家的身體健康，我們IT審計(jì)部門在抓好防疫工作的同時(shí)，采取非傳統(tǒng)的方式來(lái)應(yīng)對(duì)疫情對(duì)我們的考驗(yàn)，穩(wěn)妥有序地開展IT審計(jì)相關(guān)的各項(xiàng)工作，將疫情對(duì)IT審計(jì)工作的影響降低到最低，這一切都要?dú)w功于集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)在兩三年前成立“審計(jì)變革小組”的重要舉措，集團(tuán)投入了大量的人力物力開展審計(jì)變革的研討與探索。

在當(dāng)時(shí)，我們就響應(yīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召與要求，認(rèn)真思考遠(yuǎn)程審計(jì)的可能性與必要性，并初步形成了一套遠(yuǎn)程IT審計(jì)的思路。當(dāng)時(shí)，主要是從節(jié)省時(shí)間成本的角度出發(fā)的，通過(guò)部分遠(yuǎn)程服務(wù)的方式來(lái)降低項(xiàng)目成本，但是由于考慮到增加了項(xiàng)目與客戶溝通的難度，而且客戶也未必愿意或者有能力配合我們開展遠(yuǎn)程審計(jì)工作，因此遠(yuǎn)程IT審計(jì)方法論的研討一直處于紙上談兵的階段。但是疫情當(dāng)前，遠(yuǎn)程IT審計(jì)的需求迫在眉睫，其可行性與有效性一下子成為了我們疫情期間開展IT審計(jì)工作的重點(diǎn)。任何一場(chǎng)危機(jī)總是危險(xiǎn)與機(jī)遇并存的?！靶鹿诜窝住钡囊咔榻o了我們遠(yuǎn)程IT審計(jì)一次難得的大練兵的時(shí)機(jī)。

配合財(cái)審的IT審計(jì)，是我們部門的核心業(yè)務(wù)。疫情發(fā)生在我們財(cái)審的業(yè)務(wù)忙季，因此，我們不可能因?yàn)橐咔槎屛覀兣浜县?cái)審的IT審計(jì)工作受到影響。凡是財(cái)審團(tuán)隊(duì)要求我們?nèi)ガF(xiàn)場(chǎng)的項(xiàng)目，我們?cè)谧龊梅雷o(hù)措施的前提下，已經(jīng)有四、五個(gè)項(xiàng)目組奔赴了客戶現(xiàn)場(chǎng)開展IT審計(jì)工作。第一個(gè)開展現(xiàn)場(chǎng)工作的項(xiàng)目成員已經(jīng)于三月初返回北京，按照要求強(qiáng)制隔離14天。對(duì)于要求去現(xiàn)場(chǎng)的這類項(xiàng)目，我們也是盡可能地減少去現(xiàn)場(chǎng)的人數(shù)，部分工作由項(xiàng)目人員遠(yuǎn)程配合完成。另外，客戶的信息化程度高的，可以提供遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)的，我們則安排人員開展遠(yuǎn)程的IT審計(jì)工作。

IT項(xiàng)目跟蹤審計(jì)，是我們部門探索出來(lái)的一個(gè)新的業(yè)務(wù)類型。在客戶的要求下，我們的兩名項(xiàng)目成員分別在2月4日和5日率先返回上海，按照客戶要求自行隔離14天，在隔離期間通過(guò)電話、微信、視頻會(huì)議、郵件、遠(yuǎn)程訪問(wèn)客戶的系統(tǒng)等方式，不間斷地為客戶提供遠(yuǎn)程駐場(chǎng)審計(jì)服務(wù)。隔離期滿之后，就按照客戶的要求開展現(xiàn)場(chǎng)駐場(chǎng)工作。

IT專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目，是我們部門核心業(yè)務(wù)之一。開展遠(yuǎn)程服務(wù)的難度大。為了確保IT專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目的順利開展，疫情期間，項(xiàng)目組通過(guò)與客戶多次溝通，最終選擇了遠(yuǎn)程審計(jì)為主的工作的方式，我們通過(guò)靈活有效的工作方法，促使項(xiàng)目如期并高質(zhì)量完成，得到了客戶領(lǐng)導(dǎo)和員工的一致好評(píng)。

誠(chéng)然，在疫情時(shí)期的遠(yuǎn)程審計(jì)工作是被動(dòng)的，這一種全新的工作方式帶來(lái)了許多不便，審計(jì)工作被帶入“兩難”境地，即溝通困難和取證困難。審計(jì)工作非常注重溝通環(huán)節(jié)，IT審計(jì)工作更甚，客戶管理人員、業(yè)務(wù)人員以及IT人員能通過(guò)電話交流就明白我們需要什么內(nèi)容嗎？頻繁的電話溝通會(huì)不會(huì)讓客戶的人員不耐煩？客戶的系統(tǒng)環(huán)境是否支撐審計(jì)工作？看不到公司信息系統(tǒng)怎么充分了解在用信息系統(tǒng)呢？一開始我們心里也是惴惴不安、非常忐忑。IT審計(jì)原本現(xiàn)場(chǎng)檢查的工作量非常大，許多事項(xiàng)往往需要和被審計(jì)單位的負(fù)責(zé)人隨時(shí)互通思路、深入溝通后才能確定下一步的工作順序，而疫情期間被審計(jì)單位本就不充足的人員還采用了輪班的工作方式，這也讓客戶的工作量成倍增長(zhǎng)，于是對(duì)我們的工作也提出了更高的要求，那就是必須找到更加高效的工作方法保質(zhì)保量的完成IT審計(jì)工作，這也意味著“疫”情期間的工作量不降反升，從這一個(gè)月的審計(jì)時(shí)間統(tǒng)計(jì)來(lái)看，每個(gè)項(xiàng)目的平均時(shí)長(zhǎng)增加了近三分之一。

針對(duì)上述難點(diǎn)，項(xiàng)目組也采用了更靈活更直觀的交流方式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)工具，集團(tuán)也在應(yīng)急響應(yīng)新的工作方式，緊急部署了微信企業(yè)客戶端，充分支撐疫情期間的審計(jì)工作，再加上項(xiàng)目組人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，微信、QQ、釘釘、騰訊會(huì)議甚至Skype等工具均頻繁使用，從而保證得到更充分的內(nèi)外部溝通、獲取更準(zhǔn)確的審計(jì)證據(jù)。

充分的審前準(zhǔn)備：項(xiàng)目開展前項(xiàng)目組成員們就做好了克服重重困難的心里準(zhǔn)備，預(yù)先考慮并分析了項(xiàng)目啟動(dòng)后可能會(huì)遇到的各種困難，并且將之前各自參與過(guò)的同類型項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了充分交流。同時(shí)，細(xì)化提供給企業(yè)的資料清單，標(biāo)明需要提供資料的和首先收集最容易提供也是不可或缺的最重要的資料，避免浪費(fèi)時(shí)間延誤工作。同時(shí)，提前掌握客戶配合人員工作情況及作息時(shí)間，做到合理安排訪談時(shí)間，確保不打擾不影響所聯(lián)系人員的工作及家庭生活，充分利用個(gè)人的情商與交流能力，在通話做到言簡(jiǎn)意賅、突出主題，力爭(zhēng)做到每一個(gè)電話或者微信語(yǔ)音都能解決最重要的問(wèn)題。

細(xì)致的審計(jì)工作：為了更好地完成本次審計(jì)工作的信息溝通，項(xiàng)目組與客戶相關(guān)人員在第一時(shí)間建立基于互聯(lián)網(wǎng)工具的鏈接（各種工具均可建群），每天下班前都在群中更新資料清單、溝通資料收集程度、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目進(jìn)展中存在或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目組與客戶人員對(duì)于資料提供沒(méi)有差異，且能夠及時(shí)讓雙方責(zé)任人了解審計(jì)工作的進(jìn)展，同時(shí)解答客戶提出的問(wèn)題，互相交流加強(qiáng)溝通。項(xiàng)目進(jìn)行到關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，一天內(nèi)項(xiàng)目組聯(lián)系了6個(gè)客戶業(yè)務(wù)部門的員工。同時(shí)項(xiàng)目組成員保證客戶能聯(lián)系我們，隨時(shí)在崗、在線，晚上接到電話或微信語(yǔ)音通話成為了常態(tài)。得益于被審計(jì)單位員工的積極配合，我們對(duì)公司業(yè)務(wù)模式的了解很清晰，在與IT部門溝通取證時(shí)十分順利，獲得的證據(jù)非常及時(shí)準(zhǔn)確，避免了重復(fù)工作。

通過(guò)這樣細(xì)致的工作，不但沒(méi)有因遠(yuǎn)程審計(jì)工作與客戶生疏，還大大促進(jìn)了雙方的友好伙伴關(guān)系，為進(jìn)一步項(xiàng)目合作打下良好的基礎(chǔ)。

必要的現(xiàn)場(chǎng)溝通：在疫情稍微穩(wěn)定之后，客戶提出現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行溝通會(huì)議，項(xiàng)目組積極響應(yīng)并做好了各種安全防護(hù)、健康防護(hù)措施，項(xiàng)目負(fù)責(zé)合伙人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)經(jīng)理、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人準(zhǔn)時(shí)到客戶單位的工作地點(diǎn)，配合大廈的來(lái)訪登記和體溫檢測(cè)，由于疫情期間大家在會(huì)議室中均佩戴口罩相隔而坐，大家寒暄過(guò)后引入正題，逐一解釋審計(jì)發(fā)現(xiàn)，充分溝通風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管理建議，由于遠(yuǎn)程審計(jì)工作的充分有效，針對(duì)議題迅速達(dá)成了統(tǒng)一意見，在和諧的氣氛中會(huì)議圓滿結(jié)束。

“疫”情期間項(xiàng)目進(jìn)行中困難雖多，但我們相信，只要困難估計(jì)足、預(yù)想做到位、敢于溝通善于溝通、多方積極配合工作質(zhì)量不會(huì)受到影響。通過(guò)完成本項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)累計(jì)，我們也有信心將來(lái)的項(xiàng)目會(huì)越來(lái)越順暢，越來(lái)越高效！

遠(yuǎn)程IT審計(jì)服務(wù)在疫情期間得到了很好的鍛煉機(jī)會(huì)，我們將繼續(xù)探索遠(yuǎn)程審計(jì)服務(wù)的有效性和質(zhì)量保障！

林愛平 信永中和集團(tuán)咨詢合伙人 lin_aiping@shinewing.com

郭穎 信永中和集團(tuán)咨詢高級(jí)經(jīng)理 guoying1_bj@shinewing.com